Löschen von Dokumenten –EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)

Löschen von Dokumenten –EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)

Bekanntlich gilt ab dem 25.05.2018 die neue Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO). Hieraus ergibt  sich auch für uns die Notwendigkeit, die Datenverarbeitungsprozesse anzupassen. Grundsatz in der neuen DS-GVO ist, dass Daten nur so lange vorgehalten werden dürfen, wie es (gesetzlich) notwendig ist. Danach müssen die Daten gelöscht werden.

Wir arbeiten in unserer Kanzlei zur Speicherung und Archivierung von Daten mit dem DATEV-Programm DMS classic. Aktuell führt ein Löschen von Dokumenten in DMS classic dazu, dass die Dokumente lediglich gesperrt und somit aus allen Ansichten ausgeblendet werden. Dadurch sind sie über die Programmoberfläche nicht einsehbar. Die neue DS-GVO sieht dieses „Sperren“ nicht mehr vor, die Dokumente müssen daher endgültig aus der Datenbank und aus allen revisionssicheren Medien gelöscht werden. Aus diesem Grunde wird es mit der in Kürze erfolgenden Installation der DATEV-Programme 12.0 eine Funktion für das endgültige Löschen von Dokumenten geben. Gleichzeitig wird mit der Installation der DATEV-Programme 12.0 die endgültige (technische) Löschung aller bereits gesperrten Daten umgesetzt.  

Damit ist es uns möglich, die Vorschriften der DS-GVO einzuhalten. 

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